Работа в крупных компаниях подразумевает постоянную коммуникацию с людьми: с начальством, с коллегами, с клиентами, с деловыми партнерами. В наш век высоких технологий такое общение зачастую происходить с помощью электронной почты. И очень часто мы сталкиваемся с написанием деловых писем. По этой причине крайне важно знать, как вести подобные переписки, соблюдая несколько простых правил.
1. Одним из самых важных моментов написания делового письма является приветствие. Не имеет значения какая тематика письма, нужно всегда помнить, что к собеседнику по переписке нужно относиться уважительно: поприветствовать его и представиться.
2. Никакого флуда! Деловая переписка не допускает большое количество восклицательных и вопросительных знаков, смайлов и прочего. Фраза типа «Долго нам еще ждать?????!!!(((» не будет серьезно воспринята получателем. Необходимо помнить, что это деловое письмо, а не переписка с друзьями.
3. Орфографические ошибки недопустимы. Писать нужно грамотно, соблюдая правила орфографии и пунктуации. Слова нужно писать без ошибок, знаки препинания расставлять правильно, интонацию передавать верно.
4. Недопустимо забывать об элементарной вежливости. Не имеет значения, насколько велико желание и как далеко хочется попросить проследовать собеседника, сделать это необходимо максимально корректно («Посылать нужно грамотно»). А если серьезно, письмо может прочесть человек, сотрудник компании, который совершенно не виноват в ситуации, которую ему описывают, и грубить ему не просто неразумно, а не к коем случае нельзя.
5. Правильно передавать смысл письма и четко излагать свои мысли. Для того чтобы переписка была продуктивной, нужно верно сформулировать свои мысли и изложить их в письме, так чтобы собеседник смог понять что имелось в виду.
6. Завершение письма. В конце письма нужно правильно попрощаться с собеседником: если требуется написать слова благодарности, пожелать ему удачного дня, и вежливо попрощаться.
7. Подытожив вышесказанное, можно составить такую схему делового письма: приветствие, представление, изложение сути письма, ситуации, слова благодарности и прощание.
Придерживаясь этих несложных правил, деловая переписка будет иметь позитивный результат.
